メール誤送信による補助金申請者に関する情報の漏えい事案の発生について

　補助金申請者（医療法人）へのメールを誤って別の医療法人に送付したため、当該申請者に関する情報が漏えいする事案が発生しました。

　対象者に謝罪し、同様の事故が発生することのないよう再発防止策を講じます。

1　判明日時

　7月24日（金曜日）　午後8時頃

2　事案概要

​​・７月21日（火）午後４時頃、補助金交付申請書の修正を依頼するため、口座番号、メールアドレス、補助事業の実施計画、法人の収支に関する情報が記載された申請書をメールに添付し、別の法人に誤って送信した。

・７月24日（金）午後８時頃、法人からの返信がなかったため、メール送信履歴を確認したところ、誤送信が判明した。

3　原因

​　メール送信時に送付先を十分に確認しないまま、送信した。

4　対応

　（1）情報漏えいした相手方へ電話で連絡し、説明のうえ、謝罪した。

　（2）誤送信先の法人に電話で連絡し、説明のうえ、謝罪した。併せて、メールの破棄を依頼した。

5　再発防止策

　補助金交付事務において、同時に多くの申請を処理することから、類似した名称の多い診療所について誤認を防ぐため、名称に加え、法人番号・医療機関コード等の情報を組み合わせ、申請者情報を管理し、複数の情報による確認を徹底します。

　なお、送信前に、送信者以外の職員がメールアドレス及び本文・添付資料の確認を行うことを徹底するとともに、個人情報、法人情報の取扱いについて、意識付けが徹底されるよう注意喚起を行います。