【三条】個人情報が記載された文書を誤廃棄したと思われる事案が発生しました

　三条地域振興局地域整備部において、個人情報が記載された保存期間が満了していない文書を誤って破砕処分した可能性が高い事案が発生しました。今後、同様の事案が発生しないよう、再発防止に努めます。

記

1　誤廃棄文書

　　平成30年度　建物事前調査報告書※（1件5名分）

※　道路工事等の施工にあたって、付近の建物等に損傷が生じた場合に備えて工事前の建物等の現況調査を行った報告書。なお、当該報告書は調査対象者が副本を所持しており、今後協力をいただいて業務を進める。

2　経過

○　4月4日、調査対象者から建物の変状確認の申出があり、担当者が当該文書を探したが見当たらなかった。

○　4月4日から4月12日まで執務室及び書庫を捜索したが発見に至らず、部外へ持ち出した履歴や盗難の形跡もなかった。

○　令和3年9月30日、部内一斉の文書整理に伴う廃棄作業を行った際、保存期間が満了していない当該文書を誤って破砕処分業者へ引き渡した可能性が高い。

○　廃棄時は、職員立会いのもと処分業者へ引き渡しており、外部への個人情報の流出の可能性は低いと思われる。

3　文書に記載されていた個人情報

　調査対象者の氏名・住所・電話番号、建物の経過年数・用途・床面積、建物の損傷状況　等

4　対応

○　関係者に説明の上、謝罪した。

○　文書廃棄の際のチェック体制が十分でなかったことが原因であり、今後は廃棄文書の搬出時に複数名で確認を行う。